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Secuencia de Procesos en la gestión de proyectos con Prince2

Vamos a ver una introducción sobre la secuencia de tiempo  de un proyecto  PRINCE2.

La intención es proporcionar una visión general de PRINCE2 haciendo un recorrido a vista de pájaro de los procesos y fases por las que pasa un proyecto basado en la metodología PRINCE2.

Es una gran manera de conseguir una primera visión  clara de como es  la gestión de proyectos en PRINCE2.

Concretamente veremos lo siguiente:

  • Una introducción de alto nivel para el Modelo de proceso de PRINCE2.
  • Cómo un proyecto se inicia y cómo se pasa de un proceso a otro.
  • Cuándo, dónde y por quién se crean los documentos importantes.
  • Cubriremos las funciones del Jefe de Proyecto y Junta del Proyecto.
  • Explicaremos cómo la Junta del Proyecto controla el proyecto.
  • Y finalmente el cierre de un proyecto típico.

En el siguiente vídeo puedes ver todo lo que cuento en el post

Puesta en Marcha de un Proyecto 

El evento para iniciar el proyecto es el mandato del proyecto. Se produce fuera del equipo del proyecto, y realmente no forma parte del proyecto.  El mandato del proyecto es creado por alguien de la Gestión de la empresa . Suele ser el dueño del negocio quien lo realiza.

prince2-puesta-en-marcha

Comprobaremos aquí si el proyecto tiene sentido para la organización. Se  busca determinar si el proyecto vale la pena hacerlo. Si es deseable, viable y factible.

Por lo tanto, se producirá aquí la documentación que permita  tomar la decisión de considerar seriamente el inicio real del proyecto, llamada resumen/expediente del proyecto, esto es:

  • El Business Case Preliminar. (Explica la justificación que tiene para el negocio dicho proyecto) ¿Por qué lo vamos a hacer?
  • La descripción del producto del proyecto ¿Qué vamos a hacer?
  • El Plan de la Fase de Inicio, que es el plan de dicha fase. ¿Cómo empezamos a entender todo el alcance real del proyecto?

Así, el proceso de la puesta en marcha ofrece la información para iniciar el proyecto y la junta de proyecto determinará si vamos adelante con el mismo o no vale la pena seguir.

Si autorizan pasaremos al siguiente proceso y empezaremos realmente con el proyecto.

La primera decisión de la Junta del Proyecto es considerar si se debe permitir la Fase de Inicio del proyecto.

El proceso de puesta en marcha del Proyecto suele ser más corto que el resto de fases.

En este ejemplo el proyecto es de aproximadamente 8 meses de duración, un tiempo promedio para la puesta en marcha de un proyecto podría ser una semana.

 

Inicio del proyecto.

El propósito del proceso de inicio de proyecto es establecer bases sólidas para el proyecto, permitiendo a la organización comprender el trabajo que se debe realizar para entregar los productos del proyecto antes de comprometerse a un gasto considerable.

prince2-inicio-de-proyecto

Todas las partes deben tener claridad sobre aquello que el proyecto busca lograr, por qué se necesita, cómo se ha de lograr el resultado final y cuáles son sus responsabilidades

Así, Podremos entender si el proyecto está o no lo suficientemente alineado con los objetivos corporativos.

Sin una definición  firme, la junta de proyecto estaría haciendo un salto al vacío

El objetivo del proceso de inicio de proyecto es asegurar que haya comprensión común sobre las razones para realizar el proyecto, los beneficios esperados y los riesgos asociados.

Se trabajará en:

  • El alcance de lo que se debe hacer y los productos a entregar.
  • Cómo y cuándo se entregarán los productos del proyecto y a qué coste.
  • Quién participará en la toma de decisiones del proyecto.
  • Cómo se alcanzará la calidad requerida.
  • Cómo se establecerán y controlarán las versiones baseline.
  • Cómo se identificarán, evaluarán y controlarán los riesgos, las cuestiones y los cambios.
  • Cómo se supervisará y controlará el progreso
  • Quién necesita información, en qué formato y en qué momento.
  • Cómo se adaptará el método de gestión corporativa (o del programa) del proyecto para adecuarse a éste.

Para plasmar todo esto se deberán crear los siguiente documentos

  • Los cuatro documentos de estrategia (de riesgo, calidad, configuración y gestión Comunicación).
  • El documento Business Case definitivo (que es responsabilidad del Ejecutivo).
  • El Plan de Proyecto. (explicar la división en fases)
  • Las descripciones de productos. (explicar)
  • Controles de Proyecto que describen cómo se controlará el proyecto.
  • Roles y Responsabilidades / Estructura del Proyecto Equipo de Gestión.

La fase de inicio es donde la mayoría de las actividades de iniciación de un proyecto se realizan. Es más larga que el proceso de puesta en marcha de proyecto y por lo general no es tan larga como una fase de creación de productos o entregables, claro que, esto depende del tipo proyecto.

Podemos establecer que la etapa de Inicio es cuatro veces la de Puesta en marcha.

Control y gestión de las fases para la creación de productos o entregables.

A Partir de aquí y con la autorización de la Junta del proyecto se debe:

  • Controlar la fase
  • Gestionar la entrega de productos (entregables que se van produciendo)
  • Gestionar los límites de cada fase

prince2-control-de-fases

 

En el Control de las fases y entrega de productos es donde el director de proyecto hace la mayor parte de su trabajo del día a día.

Realiza principalmente las siguientes actividades:

  • Dar a conocer el trabajo a los Jefes de Equipo, en paquetes de trabajo, comprobar el estado de estos paquetes de trabajo y aceptarlos cuando se hayan terminado.
  • Revisar continuamente el estado de la fase (donde estamos ahora en comparación con el Plan de la Fase).
  • Asegurar que los productos planificados se entreguen cumpliendo con las expectativas y dentro de las tolerancias
  • Presentar informes periódicos a la Junta del Proyecto.
  • Captura y examinar problemas y riesgos, y escalar si es necesario.
  • Tomar medidas correctivas para resolver los problemas dentro de su tolerancia

El objetivo de lo límites de fase es posibilitar que la junta de proyecto reciba la información suficiente por parte del director de proyectos  para que pueda revisar el desarrollo satisfactorio de la fase actual, aprobar el plan de la fase siguiente, revisar el plan de proyecto actualizado y confirmar la vigencia de la justificación comercial continua y la aceptabilidad de los riesgos. Por lo tanto, el proceso se debe ejecutar cuando el final de la fase de gestión sea inminente.

Dado que el proyecto se divide en fases, se llevaran a cabo los mismas actividades que hemos comentado.

Por cada fase se controla su desarrollo, se van aprobando los productos recibidos(paquetes de trabajo) y hacia el final de cada una de ellas se preparan los informes de control y planes para la siguiente fase.

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Esto es así en todas excepto en la última, donde además se ejecuta el proceso de cierre del proyecto.

Cierre del proyecto

El proyecto continúa hasta que todas las etapas de entrega estén completas.

El proceso de cierre de un proyecto es el que se inicia cerca del final de la última fase. Es donde el director de proyecto prepara el cierre del proyecto.

prince2-cierre-de-proyecto

La última cosa que el director de proyecto va a hacer es recomendar el Cierre del proyecto a la Junta de Proyecto.  Por lo tanto no es el director de proyecto el que cierra el proyecto

La última decisión que la Junta del Proyecto realizará es cerrar el proyecto. Esto se conoce como “Autorizar el Cierre del proyecto “Antes de tomar esta decisión realizarán las siguientes actividades:

  • Revisar los documentos base (Business Case y Plan del proyecto) desde el PID con los documentos actuales para ver cómo se ha comportado el proyecto en comparación con los objetivos originales.
  • Asegurar que los productos han sido aceptadas y firmado.
  • Consultar el informe de lecciones aprendidas y los entregará para que pueda ser utilizado en proyectos futuros.
  • Revisar el Plan de Revisión de Beneficios y comparar los beneficios esperados hasta el momento con datos reales.

Para finalizar podéis ver el resumen de todo lo que hemos ido comentado.

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  • La división en las diferentes fases en las que se divide un proyecto prince2.
  • Las decisiones que debe tomar la junta de proyecto para autorizar y ejercer control real sobre el mismo.
  • Y como, los diferentes procesos,se van ejecutando en cada fase.

Espero que está información os haya servidor para tener una visión más clara de los procesos y tiempos en Prince2.

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