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Principios de Prince2

M. Ferrer

Los principios de prince2

Una de las primeras cosas que nos dicen cuando aprendemos sobre prince2 es que debemos seguir los principios establecidos para esta metodología.

Desde un punto de vista PRINCE2, un principio es un valor fundamental que siempre debe existir en un proyecto. Es decir, hay que pensar en principios como las normas generales que harán que nuestro propósito se cumpla.

Cada proyecto PRINCE2 debe incluir los 7 principios y si uno solo de estos principios no se encuentra en el proyecto, no puede ser considerado un proyecto PRINCE2.

lo Principios proporcionan un marco de buenas prácticas para los que participan en un proyecto.

Nota: “La información de este post es la adaptación de un extracto del manual gratuito que puedes encontrar en Management plaza “

Para poder implementar y profundizar en los principios, prince2 nos proporciona las temáticas, en las cuales podemos aprender mucho más sobre la implementación de los mismos. Algunos principios tienen temas dedicados casi en exclusiva.


Hay siete principios que se pueden resumirse como sigue:

1. Justificación Comercial Continua

Temática Business Case y Progreso

Justificación comercial continua

Un proyecto PRINCE2 debe tener una justificación comercial continua; por lo tanto, cada proyecto debe tener un “Business Case”. Esto significa que la razón para iniciar el proyecto debe tener sentido desde un punto de vista empresarial, y debe haber un claro retorno de la inversión.

Por ejemplo, el proyecto tendrá un coste de € 20.000, pero en los primeros 2 años, ofrecerá un ahorro de € 80,000 para la empresa. ¿El proyecto tiene justificación comercial? es lo mismo que preguntar ¿El proyecto tiene un modelo de negocio válido? Si en algún momento durante el proyecto, la rentabilidad esperada de la inversión cae (por ejemplo, en aproximadamente un 80%), es muy probable que se detenga el proyecto.

El documento Business Case detalla el caso de negocio completo, demostrando por qué el proyecto se debe hacer, los costos, los beneficios y los plazos previstos. Esta información también se conoce como información para la justificación del negocio. Como el documento del caso de negocios para el “Business Case” es uno de los primeros documentos creados en un proyecto, se impide iniciar algunos de los proyectos que tienen pocos beneficios reales para la empresa. La justificación de negocio está presente, durante toda la vida del proyecto.

Incluso los proyectos que se inician para cumplir con la nueva legislación requieren justificación. Por ejemplo, el coste de no cumplir con la nueva legislación podría afectar a la cuota de mercado de la empresa, o que la empresa podría perder clientes. Por tanto, se le podría dar un valor monetario.
El principio de justificación comercial continua apoya la necesidad de una justificación documentada al inicio y durante el proyecto, por lo que las decisiones se pueden tomar con el valor de negocio en mente. El “Business Case” se revisa periódicamente durante toda la vida del proyecto para comprobar su continua justificación para el negocio.

2. Aprender de la experiencia

Aprender de la experiencia

Los equipos de proyectos PRINCE2 deben aprender de los proyectos anteriores. Por consiguiente, deben tomar la iniciativa para descubrir las lecciones anteriores aprendidas y tenerlas en cuenta durante la vida del proyecto. Los proyectos son únicos, lo que significa que siempre hay algo nuevo. Esto crea un elemento de riesgo en cada proyecto.

También podemos decir que cada proyecto tiene algunas incógnitas que deben ser investigadas. PRINCE2 insta al equipo del proyecto a tomar la iniciativa necesaria para aprender de proyectos similares que pueden haber sido hechos en la misma empresa y si no, a continuación, obtener el asesoramiento de otras personas externas (por ejemplo, recurrir a consultores externos).

“Aprender de la experiencia” abarca toda la vida útil del proyecto, desde los primeros pasos de un proyecto hasta que el proyecto se cierra. Cualquier lección aprendida durante el proyecto debe ser documentada. Las lecciones documentados deben ser transmitidos para que estén disponibles para futuros proyectos. PRINCE2 también establece que es responsabilidad de todos los involucrados en el proyecto buscar lecciones aprendidas en lugar de esperar a que alguien las proporcione.

3. Roles y responsabilidades definidas

Tema Organización

roles y responsabilidades

En cualquier proyecto, las personas necesitan saber lo que se debe hacer y lo que pueden esperar de los demás. Este es uno de los principios más importantes para hacerlo bien desde el principio.

PRINCE2 establece que un proyecto debe definir los roles y responsabilidades dentro de una estructura de organización que alinee  los intereses comerciales, de los usuarios, de las partes interesadas y del proveedor acordado.

Los proyectos pueden tener personas de diferentes departamentos o empresas, por lo que es importante que el proyecto tenga una estructura de equipo clara, de lo contrario, podría ser imposible gestionarlo.

De acuerdo con PRINCE2, un proyecto tiene 3 principales interesados. Estos son el ejecutivo responsable, usuario principal y proveedor principal.
Ejecutivo es el máximo responsable del proyecto. Asegura que el proyecto entregue un producto que alcance los beneficios previstos.
• El usuario principal podrán utilizar los productos una vez creadas, por lo que recibirá los beneficios.
• El proveedor principal proporcionan los recursos y experiencia al proyecto y producen los productos.

Este principio establece que estos tres actores principales deben estar representados correctamente en el equipo de gestión de proyectos y en la Junta del Proyecto.
Cada rol en el equipo de gestión del proyecto tiene un papel definido y  responsabilidad clara, por lo que para resumir el principio de “Funciones y responsabilidades definidas,” una buena estructura de gestión de proyectos responde a las preguntas ¿Qué se espera de mí?, ¿Qué puedo esperar de los demás? , y ¿Quién hace qué decisiones?

4. Gestión por Fases

Tema Progreso

gestión por fases

Una buena manera de ir haciendo cualquier tarea grande o proyecto es dividirla en partes manejables. En PRINCE2 nos referimos a estos pedazos manejables como etapas – en realidad, se les llama Etapas de gestión.

Un Proyecto PRINCE2 se planifica, supervisa y controla fase por fase. Estas fases de gestión están separados por Decision Points (también conocidas como “puntos de control”) por parte de la Junta del Proyecto.

Al final de cada etapa, la Junta del Proyecto evalúa la ejecución de la última fase, el Business Case y el plan para la siguiente fase, y decide si se debe proceder con la siguiente fase.

Se tiene un mayor control sobre el proyecto cuando el número de etapas es alta, pero esto también da más trabajo. Menos etapas en un proyecto tendrá menos control y menor cantidad de trabajo para la Junta del Proyecto.

Hay ventajas de trabajar por etapas, y proporcionan un buen enfoque de la planificación de los proyectos, ya que:
1. Divide el proyecto en varias partes manejables.
2. Permite tener un plan de proyecto de alto nivel para todo el proyecto y un plan etapa muy detallada.
3. Asegura que los planes para las etapas futuras puedan aprender de las fases anteriores. Por ejemplo, si un equipo ofrece sus productos más rápido de lo esperado, entonces esto puede ser tenido en cuenta a la hora de crear el plan para la siguiente etapa.

Hay un mínimo de dos etapas en la gestión de un proyecto: la etapa de inicio y una fase de gestión. El proceso de un Proyecto de cierre es la última parte de la segunda etapa de un proyecto de dos etapas. Se planea un proyecto PRINCE2, supervisando y controlando etapa por etapa.

5. Gestión por Excepción

Tema Progreso

 

gestión por excepción

Este es un término que a las personas que son nuevas en PRINCE2  probablemente no han escuchado antes.  Cuando se trata de factores como el tiempo, coste y alcance, el director de proyecto tiene cierta tolerancia antes de tener que aconsejar a la Junta del Proyecto que existe o puede existir un problema (por ejemplo, los costes podrían cambiar ± 10%).

Si el problema es pequeño y se mantiene dentro de los límites de tolerancia establecidos (por ejemplo, los costes aumentan en un 2%, menos de la tolerancia establecida del 10%),  el director de proyecto puede tratar con él y no tiene que alertar a la Junta del Proyecto y consumir parte de su tiempo.

La administración por excepción es utilizada por cada nivel de la organización del Proyecto para gestionar el nivel inferior. La capa inferior sólo debe notificar a la capa de gestión superior si hay un gran problema que está fuera de las tolerancias.

La cuestión es que si todo va bien, es decir, el proyecto se mantiene dentro de los valores establecidos no hay que hacer perder el tiempo al resto de la organización. Si no hay ninguna excepción, solo se deberán generar los informes regulares de la fase y al final de la misma.

Un proyecto PRINCE2 definirá tolerancias para cada objetivo estableciendo los límites de las facultades delegadas.

PRINCE2 enumera 6 tolerancias que se pueden establecer. Estos son tiempo, coste, calidad, alcance, riesgo y el beneficio.

Las tolerancias de tiempo y coste son las más fáciles de entender, pero calidad, alcance, riesgo y beneficio pueden ser más complicadas de comprender. Algunos ejemplos de estas tolerancias son:

  • Tolerancia de Calidad : Se está creando un nuevo teléfono móvil  y se desea que el teclado pueda trabajar un promedio de 7 años, pero usted tiene una tolerancia de ± 15%. Por lo que serán asumibles valores de 6 años.
  • Tolerancia de Alcance: Para este nuevo teléfono móvil habrán requisitos obligatorios y algunos que sería “bueno tener”. Así que el proyecto puede decidir qué requisitos incluirá, de los considerados que sería “bueno tener”, pero no puede dejar de implementar ninguno de los obligatorios.
  • Tolerancia de Beneficio: Un beneficio es una mejora apreciable, resultante del proyecto, para uno o más de los interesados.  Por ejemplo, aumentar la cuota de comercialización en un 5%, o crear un nuevo segmento de mercado rentable. Una pregunta ha realizarse durante el desarrollo del proyecto será: “¿El proyecto sigue en tendencia de alcanzar los beneficios esperados?”
  • Tolerancia al riesgo: También debe existir un nivel de tolerancia establecido para el riesgo y si hay un riesgo que está por encima de este nivel, entonces, deberá notificarse a la Junta del Proyecto. Ejemplo: Te das cuenta de que hay un riesgo muy alto de que uno de los proveedores no pueda suministrar una cámara de 15 megapíxeles con las especificaciones indicadas causando muchos problemas para el proyecto.

Para resumir: Administrar por Excepción proporciona independencia al director de proyectos para tomar decisiones siempre que se esté dentro de las tolerancias establecidas para el proyecto. De esta forma, no es necesario “molestar” a las capas superiores de gestión (a los jefes) mientras los valores de las tolerancias no sobrepasen los umbrales fijados.

6. Enfoque en los productos

Tema Planes y Calidad

Principio 6 de prince2. Enfoque en los productos

Cuando un producto no se describe correctamente los interesados ​​en el proyecto pueden tener diferentes ideas sobre lo que debe ser entregado o creado. Esto puede causar muchas reuniones innecesarias; retrasos de tiempo, nuevos requisitos innecesarios, incomprensión de la calidad requerida, costos adicionales y hasta un producto final que no sirve de nada a nadie.

Una detallada descripción del producto guiará el proyecto, crear expectativas correctas, y ayudará entregar los productos requeridos.

“Un proyecto de PRINCE2 se centra en la definición y entrega de los productos (lo que el proyecto produce), en particular, de sus requisitos de calidad.”

Una buena descripción del producto proporciona claridad, ya que define el producto objetivo, composición, derivación, formato, criterios de calidad y métodos de la calidad. Una buena descripción del producto también hace que sea más fácil determinar las necesidades de recursos, dependencias y actividades.

El principio de enfoque en los productos establece que una descripción del producto debe ser por escrito lo antes y más claro posible en el proyecto, de manera que todas las partes interesadas tendrán una idea clara de qué esperar.

7. Adaptación para corresponder al entorno del proyecto

Principio 7 de prince2. Adaptación al entorno

Un proyecto de PRINCE2 se debe adaptar al tamaño, el entorno, la complejidad, la importancia, la capacidad y el riesgo del proyecto. Si tu proyecto es pequeño, como para organizar un taller con 10 personas, o uno muy grande, como la construcción de una planta de energía nuclear, entonces debes adaptar PRINCE2 para adaptarse al proyecto.

PRINCE2 se puede aplicar a cualquier tipo de proyecto.

Una de las críticas de la mayoría de directores de proyectos es que, “No necesitamos un método para gestionar los proyectos. Nuestros proyectos no son tan grandes y un metodología de proyectos sumará una gran cantidad de papeleo innecesario a cada proyecto”. Esto solamente ocurriría si intentas seguir PRINCE2 como un robot, pero eso no es la manera de utilizar PRINCE2. PRINCE2 puede ser utilizado de forma diferente por cada director de proyecto y la documentación puede ser simplemente una lista con algunas notas.

El objetivo de la adaptación es:

• Asegurarse de que la metodología se relaciona con el entorno del proyecto (es decir alinearse con la estructura de gestión existente).
• Asegúrese de que los controles del proyecto se basan en la escala, complejidad, importancia, capacidad y  riesgo del proyecto. Es decir, si hay una gran cantidad de riesgo en el entorno del proyecto habrá que dedicar más tiempo en gestionar y hacer frente a dichos riesgos).

 

 

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