Image Image Image Image Image Image Image Image Image Image
Scroll to top

Top

No Comments

 Prince2. Introducción a los 7 procesos de un proyecto

 

Para lidiar con los proyectos y su complejidad necesitamos disponer de procesos que estén ya pensados y probados. Necesitamos un método.

Nosotros, como es normal e incluso habitual, podemos reinventar la rueda y tratar de definir nuestra propia forma de trabajar, pero no es muy inteligente perder el tiempo con algo que ya está inventado, probado y evolucionado. Por lo tanto, intentaremos localizar un método en el que ya nos describa lo que tenemos que ir haciendo para conseguir que nuestro proyecto finalice satisfactoriamente.

Por cierto, en Management Plaza hay un montón de información sobre Prince2. Además de recursos gratuitos para poder entender mejor la metodología.

Pero, empecemos por el principio;

¿Qué es un proceso?

Un proceso es un conjunto estructurado de actividades diseñadas para lograr un objetivo específico. PRINCE2 cuenta con actividades para poner en marcha un proyecto, controlar su  ejecución, controlar los entregables o productos, y muchos otros. Puedes aprender más aquí sobre procesos en general.

PRINCE2 tienen un enfoque basado en procesos para la gestión de proyectos. Hay 7 procesos que nos guiarán a través del proyecto, y cada uno ofrece un conjunto de actividades. Estas actividades ayudan a dirigir, gestionar y entregar el proyecto. Como cualquier proceso, un proceso de PRINCE2 toma una o más entradas, las pone en práctica, y proporciona salidas definidas.

Por cierto, no olvides que debes adquirir antes los conocimientos necesarios mediante las temáticas de prince2. En otro caso no dispondrás de base para ejecutar las actividades de forma correcta.

entorno-prince2

Veamos pues cuales son los 7 procesos de Prince2 que ejecutamos cronológicamente en cada proyecto basado en esta metodología:

  1. Puesta en Marcha de un Proyecto.
  2. Inicio de un proyecto.
  3. Dirección de un proyecto.
  4. Controlar una Fase.
  5. Gestionar entrega de productos.
  6. Gestionar límites de fase.
  7. Cierre de un proyecto.

procesos-prince2

Puesta en marcha de un proyecto

Es responsabilidad, tanto del director de proyecto como del Ejecutivo, realizar una serie de actividades iniciales para asegurar que lo que nos han propuesto tienen cierto grado de viabilidad. Una cosas son los sueños y deseos, y otra muy diferente los proyectos.

Este es el primer proceso y, de hecho, se conoce como el proceso de pre-proyecto, en referencia al hecho de que se produce antes de que comience el proyecto, ya que el proyecto no se inicia hasta que se inicie la etapa de iniciación. En este proceso, se establecen las razones para el proyecto, se le asigna el equipo de gestión de proyectos, y se crea un Plan de escenario para ejecutar la etapa de inicio. Es este proceso lo que hacemos es responder a la pregunta ¿tenemos un proyecto viable y que podamos acometer?

Inicio de un Proyecto

El proceso de Inicio de un proyecto es el que define lo que el proyecto va a entregar (el producto del proyecto), la calidad del producto, la línea de tiempo del proyecto y los costes, análisis de riesgo, y la necesidad de compromiso para los recursos.

En otras palabras, ahora que sabemos que tenemos un proyecto viable vamos a establecer bases sólidas y documentar con detalles qué es lo qué tenemos que hacer y lo que nos va a costar. Permitirá que toda la empresa y organización comprenda los que se debe realizar antes de comprometerse en el gasto que supone todo proyecto.

Es un trabajo considerable, en el que se planifica muchos de los aspectos  que el proyecto debe cumplir.

Todo esto nos da la Documentación de Inicio del Proyecto o PID. Este es también el proceso en el que se crea el Plan del Proyecto y el Business Case definitivo. Toda esta información se ensambla en el expediente de proyecto como documentación para el inicio del  de proyecto, lo que viene a ser el detalle de lo que queremos hacer y cómo lo queremos hacer.

Dirección de un Proyecto

Podemos decir que es el proceso que “vigila” el buen hacer del resto y asegura que todavía tenga sentido seguir trabajando en el mismo.

Dirección de un Proyecto es responsabilidad de la Junta del Proyecto. Se extiende desde el inicio del proyecto hasta su fin. Durante este proceso la Junta del Proyecto autoriza etapas del proyecto y gestiona el proyecto en general mediante el uso del estilo de gestión por excepción.

Control de una fase

El proceso de Control de una fase es donde el Project Manager hace la mayor parte de su trabajo. El Project Manager vigila el trabajo, toma acciones correctivas, observa los cambios, y se comunica con las partes interesadas, incluyendo la presentación de informes.

Cada acción se puede repetir muchas veces por el Gerente del Proyecto hasta que la fase se ha completado. Un proyecto se divide en fases para la gestión y el control de la eficiencia. El Control de un proceso de fase supervisa cada una de ellas y se repite para cada fase en el proyecto.

Según el propio manual de Prince2 su propósito es el de: ” Asignar el trabajo que se debe realizar, hacer un seguimiento de dicho trabajo, hacer frente a las cuestiones, informar a la junta de proyectos sobre el progreso y llevar a cabo rectificaciones para garantizar que la fase mantenga dentro de las tolerancias establecidas.”

Gestión de la entrega de productos

La gestión de entrega del producto es el proceso en el que se crean los productos planificados y  está bajo la responsabilidad del director del equipo. Es el lugar donde se ejecutan los paquetes de trabajo, se crean los productos y, en definitiva, se hace el trabajo. El Team Manager recibe los paquetes de trabajo (que son una lista de tareas) desde el Director de proyectos, y entrega los paquetes de trabajo terminados y probados de nuevo al Director de Proyectos.

Gestión de los límites de fase

El proceso de gestión de los Límites de Fase tiene dos funciones principales:

  1. presentación de informes sobre el rendimiento de la etapa existente
  2. la planificación de la siguiente fase.

Por lo tanto, la Junta de Proyecto puede comprobar si la fase se ha comportado según lo previsto en el Plan de la Fase. En otras palabras, este proceso evalúa la fase y prepara el plan para la siguiente, desarrolla el Informe de final de fase y plan de la siguiente Fase para, a continuación, presentarlo a la Junta del Proyecto.

Cierre de un proyecto

El proceso de cierre un Proyecto cubre el trabajo de concluir el proyecto. Este proceso es la última parte de la última Fase de un proyecto. PRINCE2 sugiere una serie de actividades a realizar para preparar el cierre  del proyecto, como son; el Informe del Proyecto Final, Lecciones Aprendidas Informe y registro de Aceptación. El proyecto es cerrado por el ejecutivo de la Junta del Proyecto y no por el Director del Proyecto.

Mediante este proceso se verifica la aceptación por el usuario de los productos del proyecto. Se asegura que se pueda prestar asistencia respecto de los productos cuando se disuelva el proyecto. Se revisar el rendimiento del proyecto tomando como referencia sus versiones baseline. Se Evalúan todos los beneficios ya materializados, actualizando las previsiones de los beneficios restantes y planificando la revisión de aquellos beneficios sin materializar. Además, se garantiza que se ha hecho lo necesario para dar respuesta a todas las cuestiones y riesgos pendientes mediante acciones a realizar recomendadas. En pocas palabras, se trata de no dejar cabos sueltos y temas pendientes sin resolver.

 

.

Submit a Comment