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Los proyectos y las Temáticas de Prince2

Las descripciones kinestésicas
M. Ferrer

Las temáticas de prince2 nos dicen qué es lo que debemos tener claro para poder controlar y desarrollar un proyecto. Son el conocimiento básico que debemos interiorizar para comprender cómo gestionar los proyectos y proporcionan orientación sobre cómo deben hacerse las cosas durante el proyecto.

¡Ojo! no nos dicen los diferentes pasos a seguir pero si lo que debe ser realizado. Es decir, nos describen cuestiones de las gestión de proyectos que se deben abordar y trabajar continuamente. Si prestamos atención rigurosamente a estas temáticas estaremos controlando nuestros proyectos con profesionalidad y rigurosidad. Sin embargo, no se pueden tratar de forma separada y todas deben funcionar de forma conjunta

El ciclo de vida de un proyecto ejecuta una serie de procesos cronológicos con acciones relacionadas con diferentes temáticas mezcladas entre sí. Es decir, las temáticas se utilizan y aportan valor durante toda la vida del proyecto.

Pero… ¿cuál es el motivo de disponer de estas temáticas o áreas de conocimiento sobre los proyectos? el motivo de su existencia es poder responder a las cuestiones que siempre, siempre, son planteadas al gestionar proyectos, ya sea de forma reglada y purista o informalmente.

Otra forma de verlo es que contienen el conocimiento necesario para poder aplicar los principios prince2.

entorno-prince2

Entorno Prince2

Las siete temáticas que plantea prince2 son

  1. Business Case
  2. Organización
  3. Calidad
  4. Planes
  5. Riesgo
  6. Cambio
  7. Progreso

1. Business Case que contesta a ¿Por qué?

El proyecto comienza con una idea que se entiende tiene valor potencial para la organización que lo plantea.

Esta temática aborda la manera en que la idea se desarrolla para convertirse en una proposición de inversión viable para la organización y la manera en que la gestión del proyecto mantiene la atención en los objetivos de la organización durante todo el proyecto.

2. Organización que responde el ¿Quién?

La organización patrocinadora del proyecto necesita asignar el trabajo a gerentes capaces de asumir la responsabilidad y la dirección del proyecto hasta su terminación.
Los proyectos son interfuncionales y, por consiguiente, las estructuras jerárquicas normales de la organización no son necesariamente apropiadas. Esta temática describe los roles y las responsabilidades en el equipo temporal de gestión del proyecto que se requieren para gestionarlo con efectividad

3. Calidad ¿Qué vamos a hacer?

La idea inicial solo se comprende a grandes rasgos. Esta temática explica la manera en que la idea inicial se desarrolla de modos que todos los participantes comprendan los atributos de calidad de los productos a entregar y luego la manera en que la gestión del proyecto asegurará que estas exigencias se entreguen posteriormente.

4. Planes para el ¿Cómo? ¿Cuánto? ¿Cuándo?

Los proyectos se ejecutan en base a una serie de planes aprobados. Esta temática complementa la de Calidad al describir los pasos requeridos para desarrollar los planes y técnicas de p2 que se deberían aplicar. En p2 los planes se hacen corresponder a las necesidades del personal en los diversos niveles de la organización. Son el foco de la comunicación y del control durante todo el proyecto.

5. Riesgo ¿Qué pasa si… aparecen los imprevistos?

Típicamente, los proyectos conllevan más riesgos que la actividad operacional estable. Esta temática aborda la manera en que la gestión del proyecto gestiona las incertidumbres en sus planes y en el entorno del proyecto más amplio.

6. Cambio ¿Cuál es el impacto?

Esta temática describe la manera en que la gestión del proyecto evalúa y actúa sobre las cuestiones que tienen un posible impacto en cualquiera de los aspectos baseline del proyecto (sus planes y/o productos completados). Las cuestiones pueden ser problemas generales no anticipados, solicitudes de cambio o instancias en las que la calidad ha fallado.

7. Progreso ¿Dónde estamos ahora? ¿Adónde vamos? ¿deberíamos continuar?

Esta temática aborda la viabilidad continua de los planes. La temática explica el proceso de toma de decisiones para aprobar planes, el seguimiento del rendimiento real y el proceso de presentación de excepciones si los eventos no salen según lo indicado en el plan. En última instancia, la temática de progreso determina si el proyecto debería continuar y de qué manera.

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