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La gestión de proyectos en cuatro palabras

proyectos cuestionas básicas
M. Ferrer

Va a ser complicado resumir la complejidad de lo que es la gestión de proyectos en cuatro palabras. Es evidente que el mundo de la gestión de proyectos es extenso y conlleva una complejidad importante.

Pero también es cierto que, en la mayoría de las ocasiones, las metodologías que  resuelven la gestión de los proyectos están escritas para listos. Se utiliza una terminología espesa, difusa y confusa.

Seguramente es por ignorancia mía, pero no comprendo, ni comparto, la forma en la que, tanto PMI como PRINCE2, nos enseñan sus buenas prácticas. Ojo, no me malinterpretes. No quiero decir que no sean grandes metodologías y que resuelvan con creces los problemas derivados de la complejidad de los proyectos. Lo que no veo que trabajen mucho es en la forma en que nos transmiten los conocimientos. Vamos, que saben mucho de proyectos, pero poco de pedagogía.

Cuando te enfrentas a uno de sus dos “biblias”, PmBok o “Éxito en la gestión de proyectos con Prince2“, comienza la confusión. Si bien, en los dos métodos/guías describen los diferentes procesos que hay que ir abordando, en demasiadas ocasiones no queda muy claro cuando hay que realizar unos procesos y cuando otros.

Los documentos a rellenar son confusos y no acabas de tener claro la explicación de los apartados requeridos.  Cierto es que, cuando los maduras, reflexionas y trabajas, empiezas a darte cuenta que por algo se utilizan. Pero llegar a esa conclusión requiere de un esfuerzo de abstracción muy grande.

Así que, si quieres tener una guía rápida de como gestionar un proyecto, te propongo los siguientes pasos básicos.

1º ¿Qué queremos hacer?

Parece obvio, pero lo primero es determinar que se quiere conseguir, cuál es nuestro objetivo (no olvides que los objetivos deben ser smart), ¿qué espera obtener la empresa con el proyecto?, ¿qué problema resuelve?. ¿Por qué es necesario acometer el proyecto? ¿Cuánto dinero tenemos para gastar?

2º ¿Qué vamos a hacer?

Ya que tenemos “justificación” para comenzar con el proyecto, y hemos meditado sobre las cuestiones fundamentales de lo que queremos hacer. Llega la fase de concretar aquello que se va a crear. El momento de la falta de concreción ha pasado. Es momento de decidir que vamos a hacer. Es decir, ¿qué queremos exactamente?

Ahora es momento de recabar todos los requisitos que son “fundamentales” para el proyecto. Todos los detalles finales que se esperan del producto que se va desarrollar. Es misión de está fase identificar y concretar lo que realmente se va a entregar.

Tanto el proveedor como el cliente deben estar de acuerdo en lo que espera cada uno del otro. Aquí es donde las palabras no sirven. Debemos escribir, describir, y explicar con concreción lo que se espera del producto final y cuando, como, y en que forma se va a entregar. Formalmente se denomina toma de requisitos y estimación del alcance.

En esta fase quedará claro y aprobado por todas las partes lo que esperamos del proyecto. El proveedor no podrá dejar de entregar nada que esté escrito en estos documentos. Por otro lado, el cliente, no podrá exigir nada más de lo que describan los documentos de alcance. Por esta razón, debemos tomarnos esta fase con el máximo interés y no debemos escatimar horas en tener claro lo que se espera entregar o recibir.

3º ¿Cómo lo vamos a hacer?

Ahora que está claro lo que se quiere producir, llega el momento de determinar todas las actividades que son necesarias, los tiempos, la gente que necesitamos y los costes totales. Es lo que se conoce como planificación y gestión del tiempo. Lo habitual es que esta información desemboque y sea soportada en un diagrama de Gantt que nos dará una visión cronológica del proyecto.

4º ¿Estamos haciéndolo bien?

Es el momento, hay que empezar a producir. En los pasos anteriores habremos definido algunos puntos de control para conocer si las cosas van saliendo tal y como las pensamos. Así que, ahora debemos vigilar que no nos estamos desviando del cronograma que hemos establecido.

Seguramente nos encontraremos con problemas y cuestiones que no esperábamos. Se nos pedirán nuevos requisitos y funcionalidades. Habrá que gestionar todas las cuestiones que nos van saliendo. Pero no olvidemos nunca que el objetivo es llegar a entregar lo que se pactó al fijar el alcance del proyecto.

Por cierto, estas “cosas” que siempre pasan cuando se está ejecutando un proyecto están previstas en las guías y métodos importantes. Lo llaman gestión de riesgos y gestión de cambios.

En este momento también debemos asegurar que lo que estamos haciendo es lo que se espera. Es importante revisar las anotaciones que hemos desarrollado en los puntos anteriores para asegurar que lo que estamos fabricando cumple con los requisitos de calidad esperados. Por cierto, estos requisitos de calidad deberían estar escritos en los documentos que fijan el alcance.

5º ¿Estamos todos satisfechos?

El mejor indicador posible para medir el éxito de un proyecto es el momento en se efectúa la entrega del producto. Si el cliente está satisfecho hemos sido profesionales y podemos estar orgullosos de como hemos gestionado nuestro proyecto.

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